Analysen und Auswertungen sind sehr vielfältig und bilden die Basis für gute unternehmerische Entscheidungen. Zudem sind sie Grundlage für das Aufdecken von Optimierungspotentialen.

Das kann zum Beispiel der Kostenvergleich oder der Produktivitätsvergleich zwischen Fertigungsbereichen oder Anlagen sein.

Neben vergleichenden Auswertungen, ist häufig auch die Verteilung interessant. Wie verteilen sich meine Personalkosten über die einzelnen Produktionsbereiche? Oder, wie verteilt sich mein Gewinn auf einzelne Kunden / Kundengruppen?

Die häufigsten Auswertungen sind die Soll-Ist-Vergleiche, bei denen die tatsächlichen Kosten oder Erlöse, den geplanten gegenübergestellt werden. Beliebte Auswertung, sind z.B. der Soll-Ist-Vergleich der Produktionsleistung einzelner Fertigungsbereiche, der Personalkosten oder der Betriebsstoffkosten.  Auch bei Nachkalkulationen oder der Auswertung von Unternehmensergebnissen wie der GuV kommen Soll-Ist-Vergleiche zum Einsatz und geben Aufschluss über die Art und die Höhe von Optimierungspotentialen.

Kennzahlen (KPI´s) geben einen schnellen, umfassenden Überblick über die aktuelle Situation eines Unternehmens und gelten als unverzichtbares Werkzeug der Unternehmenssteuerung. Das können z.B. der Umsatz pro Mitarbeiter, die Auftragsreichweite, die Lagerreichweite, der Gewinn pro Anlage, die Ausschussquote, der Liquiditätsgrad und viele weitere sein.

Ein Kennzahlensystem hat viele Vorteile. Zunächst einmal lassen sich Kennzahlen relativ schnell ermitteln. Außerdem werden keine permanenten, komplexen Analysen in allen Unternehmensbereichen benötigt, um den Überblick zu behalten.

Im Soll-Ist-Vergleich können Kennzahlen sehr gut mit einem Ampelsystem grafisch dargestellt werden. Man sieht somit schnell welche Kennzahlen im „grünen“ Bereich sind und welche abweichen. Somit können Abweichungen frühzeitig erkannt und rechtzeitig Gegenmaßnahmen getroffen werden, bevor sich diese Abweichungen in den Erträgen niederschlagen.

Die Entwicklung von Kennzahlen wird meist in einem Diagramm über mehrere Monate oder auch Jahre dargestellt. So kann der Erfolg von Optimierungsmaßnahmen oder Investitionen, anhand der Verbesserung bestimmter Kennzahlen, gemessen und grafisch dargestellt werden.

Weniger ist Mehr! Es gibt unzählige Kennzahlen. Von daher ist es wichtig, sich bei der Auswahl der Kennzahlen, auf die Wesentlichen zu konzentrieren. Diese sind natürlich bei jedem Unternehmen unterschiedlich. So sind für kleine und mittelständische Unternehmen eher operative Kennzahlen, wie Umsatz pro Mitarbeiter, Anlagenauslastung oder Ausschuss, interessant. Größere Konzerne und Banken interessieren sich dann eher für strategische Kennzahlen wie den ROI (Return on Investment) oder andere Bilanzkennzahlen.

 „Nicht nachbedenken, sondern vorbedenken soll der weise Mann.“

(Epicharm, griech. Dichter, 540 v. Chr.)

Für eine erfolgreiche und zielorientierte Unternehmenssteuerung ist eine Unternehmensplanung unverzichtbar. Dabei ist zu beachten, dass die Planung keine Vorwärtsbuchhaltung sein sollte, sondern künftige interne wie externe Faktoren berücksichtigt. Diese können die Veränderung von eigenen Technologien, Veränderungen am Absatzmarkt, politische Veränderungen, wie der Mindestlohn oder auch einfach die Veränderung der Teuerungsrate sein, welche bei einzelnen Kostenpositionen unterschiedlich zu Buche schlägt.

Die Basis aller Einzelplanungen ist die Absatz- und Umsatzplanung. Hier wird das zukünftige Verkaufsvolumen der einzelnen Produkte ermittelt. Neben der Tendenz der Umsatzentwicklung können zusätzlich sogenannte Gaps sichtbar gemacht werden, bei denen ein Auftrag ausläuft bevor ein Neuer beginnt.

Auf Basis der Absatz- und Umsatzplanung können nun alle weiteren Kostenpositionen, wie Materialkosten, Personalkosten usw. berechnet und prognostiziert werden.

Bei wachstumsorientierten Unternehmen ist zusätzlich die Kapazitätsplanung von großer Bedeutung. Diese gibt Auskunft wie stark die Anlagen zukünftig ausgelastet sein werden. Bei einer prognostizierten Kapazitätsüberlastung können somit notwendige Investitionen zeitnah ausgelöst werden. Auch drohenden Unterlastungen können, wenn sie zeitnah erkannt werden, durch geeignete Vertriebsstrategien oder andere Maßnahmen abgewandt werden.

In der Ertragsplanung fließen schlussendlich die Umsatzplanung und die Kostenplanungen zusammen und es wird der zukünftige Gewinn oder Verlust ermittelt.

Der Komplexitätsgrad der Unternehmensplanung ist immer abhängig von der Größe, Struktur und den Anforderungen des Unternehmens. Zudem ist er von den Zeiträumen der Planungsintervalle abhängig. So kann bei hohen Planungsanforderungen eine Rollende-Bedarfs-Planung (Rolling-Demand-Planning) Sinn machen. Dabei wird die Ertragsplanung monatlich, auf Basis der künftigen bereits bekannten Kundenaufträge für die nächsten Monate, neu geplant.

Neben der Ertragsplanung ist die Liquiditätsplanung von großer Bedeutung. Hier werden alle künftigen Einzahlungen und Auszahlungen ermittelt und so die Entwicklung des Kontostandes geplant. Gerade in einer Phase mit schwachen Erträgen oder sogar Verlusten ist eine gute Liquiditätsplanung für ein Unternehmen überlebenswichtig. Auch in der Wachstumsphase, in der ein Unternehmen häufig in Vorleistung geht, kann ein Unternehmen ohne gute Planung leicht in Liquiditätsprobleme geraten. Banken sind in diesen Fällen häufig dazu bereit die Kontokorrentlinie anzuheben oder ein Betriebsmitteldarlehen zu gewähren, wenn sie frühzeitig und mit den entsprechenden aufbereiteten Zahlen informiert werden.

Was wäre, wenn …

… ich eine Anlage durch eine neue Anlage mit verbesserter Technologie ersetze?

… ich teureres aber hochwertigeres Material einsetze?

… ein großer Kundenauftrag dazukommt oder wegbricht?

… ich einen Teil meiner Produktion outsource?

Da in einem Fertigungsbetrieb alle Kostenpositionen in engem Zusammenhang stehen, sind solche Fragen meist gar nicht so einfach zu beantworten.

Angenommen man setzt teureres aber qualitativ hochwertigeres Material ein. Zunächst erhöhen sich natürlich die Materialkosten, durch den gestiegenen Einkaufspreis. Aber wie sieht es mit den anderen Kostenpositionen aus? Wenn das neue Material zu weniger Ausschuss führt, dann reduziert sich neben den Materialkosten, auch die Personalkosten und Energiekosten, da man nun weniger Teile herstellen muss. Des Weiteren können auch Kosten durch Nacharbeit eingespart werden. Führt die Materialverbesserung zu geringeren Ausfallzeiten an der Anlage, so kann die neu geschaffene Kapazität für neue Aufträge genutzt und der Umsatz erhöht werden. Reduzieren sich die Taktzeiten durch die besseren Materialeigenschaften, so wirkt sich das ebenfalls positiv auf die Personalkosten und die restlichen Fertigungskosten aus.

An diesem Beispiel kann man sehr gut erkennen, welche Kettenreaktion durch die Veränderung von einer Position in Gang gesetzt wird. Neben solchen positiven Effekten, kann natürlich auch ein negativer Kreislauf in Gang gesetzt werden. Um Klarheit über die Auswirkungen von einzelnen Veränderungen zu erhalten, können solche Szenarien mit einer Szenario-Planung oder einer Was-wäre-wenn-Analyse simuliert werden.

Mit der Nachkalkulation wird Transparenz in die gesamte Produktion gebracht.

Welche Produkte sind rentabel – welche nicht? Wie kostenintensiv sind die einzelnen Arbeitsschritte oder Fertigungsbereiche? Wo gibt es Optimierungspotentiale? Gibt es gewisse Schwerpunkte, die ich künftig bei der Preiskalkulation beachten muss?

Bei der Nachkalkulation werden alle Produkte eines Zeitraumes nachkalkuliert, d.h. für jeden Artikel werden Material-, Personal-, Fertigungs- und sonstige Kosten für die Herstellung des Produktes ermittelt. Auf Basis dieser Daten können unzählige Auswertungen erstellt werden, die Aussage über die Rentabilität von Produkten oder Kunden, über die Produktivität einzelner Fertigungsbereiche und vieles mehr geben. Zusätzlich werden durch Gegenüberstellung mit den Werten aus der Plankalkulation, Optimierungspotentiale aufgedeckt, welche es ermöglichen die Produktion künftig noch gewinnbringender zu gestallten.

Preiskalkulation ist in vielen Unternehmen ein leidiges Thema. Schnell soll es gehen, weil häufig viele Anfragen bearbeitet werden müssen. Andererseits sollen die Preise auch sehr genau kalkuliert werden. Denn nichts ist schlimmer als ein Großauftrag der schon von vornherein mit Verlust läuft, weil er falsch kalkuliert wurde.

Oftmals stellts sich auch die Frage, wie weit kann ich meinem Kunden noch entgegenkommen und mit meinem Preis noch nach unten gehen ohne in die Verlustzone zu geraten.

Ich erstelle Ihnen ein auf Sie zugeschnittenes Kalkulationstool, das all diesen Anforderungen gerecht wird.

Der erste Schritt ist die Schnellkalkulation. Hier werden die wenigen aber grundlegenden Eigenschaften des Produktes erfasst und die Fertigungsschritte ausgewählt. Sie erhalten sofort eine detaillierte Preiskalkulation, welche sich aus den hinterlegten Stammdaten berechnet. In vielen Fällen ist diese Preiskalkulation schon hinreichend genau.

Vor allem bei größeren Projekten kann es sinnvoll sein, die Preiskalkulation noch genauer zu gestallten. Im zweiten Schritt können somit alle Variablen der Kalkulation verändert werden. Das können z.B. die Bedienintensität, die Gemeinkostensätze, die Ausschussquote, der Energiebedarf, die Abschreibungsdauer und vieles mehr sein. So können auch verschiedene Szenarien hinsichtlich Auftragsvolumen oder Fertigungstechnologien gegenübergestellt werden.

Oftmals ergibt sich der reale Preis jedoch nicht aus der eigenen Kalkulation, sondern wird am Markt bestimmt. Hier ist die Rückwärtskalkulation hilfreich. Dabei wird der vorgegebene Markpreis zu Grunde gelegt und der zu erwartende Deckungsbeitrag berechnet. Neben dem Deckungsbeitrag ist auch der Break-even-Point interessant. In der Break-even-Analyse wird die Stückzahl berechnet, welche man benötigt, um mit dem Auftrag in die Gewinnzone einzutreten.

Controlling-Tools sind auf MS Excel basierende Tools, welche den Unternehmer in die Lage versetzen, mit wenig Aufwand, sein Unternehmen eigenständig zu controllen. Auch hier ist das Einsatzgebiet sehr vielfältig. Das kann z.B.

ein Liquiditätsplanungstool sein, um in turbulenten Zeiten nicht in Zahlungsschwierigkeiten zu geraten,

ein Kalkulationstool, um seine Preise schnell und genau zu kalkulieren,

ein Management-Informationssystem (MIS), mit dem man alle Planungen, Auswertungen und Kennzahlen auf einen Blick hat,

oder auch prozessübergreifende Tools wie Fertigungsplanung, Schichtplanung und sonstige Auswertungen.

Da MS Excel weltweit das unangefochtene Controller-Werkzeug ist, werden alle Auswertungen und Planungen in MS Excel erstellt oder programmiert. Dies hat den großen Vorteil, dass es wesentlich kostengünstiger ist als die Neuanschaffung einer komplizierten Spezial-Software. Zudem ist MS Excel sehr flexibel. Es können Nebenrechnungen erstellt werden und mit wenigen Kenntnissen können die Tools eigenständig an neue Gegebenheiten angepasst werden.

Neben diversen Controlling-Projekten unterstütze ich Sie auch gerne bei der Umsetzung von prozessübergreifenden Projekten wie …

 

• der Einführung einer Kostenrechnung
• der Einführung einer neuen ERP-Software
• der Implementierung eines unternehmensweiten Controlling-Prozesses
• der Umsetzung von Optimierungsprozessen
• der Entwicklung von Unternehmensstrategien
• und weiteren kaufmännischen Projekten